陕西地矿综合地质大队有限公司人事档案管理办法

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人事档案管理办法

第一章  总   则

第一条  为了更好的管理员工人事档案，有效地保护和利用档案，更好地为公司各项工作服务，根据公司实际情况，特制定本办法。

第二条  员工人事档案是人力资源部等部门在人员招聘、调配、任免、培训、考核、奖惩等工作中形成的有关个人经历、政治思想、业务技术水平、工作业绩以及工作变动等情况的有关材料。是客观地、历史地、全面地考察和了解员工的重要依据。

第三条  人事档案必须按照相关法律规定，做好员工人事档案的管理工作；必须贯彻执行国家有关档案保密、保管的制度和法规，确保人事档案的安全与完整。

第四条  本办法适用于公司人事档案管理工作。

第二章  机构和职责

第五条  员工人事档案管理工作在人力资源部指导下，由专职或以人事档案工作为主的兼职档案工作人员负责日常管理，同时接受集团公司人力资源部门的监督、检查与指导。

第六条  公司专设人事档案室进行统一管理。

第七条  员工解除劳动合同、辞职、自动离职、除名、辞退等原因，其档案滞留在公司的，可由人事档案室暂时代为管理。

第八条  档案管理人员工作要求和职责

（一）贯彻执行国家有关档案管理法律法规和规章制度，建立本单位人事档案工作各项管理制度。

（二）热爱本职工作，忠于职守，熟练掌握员工人事档案管理工作的专业知识，不断提高业务水平和工作能力。

（三）严格执行保密守则，不向无关人员泄露员工人事档案内容。

（四）贯彻执行国家及上级主管部门档案管理工作的方针、政策及有关条例，管理好公司员工人事档案，接受上级的监督、检查与指导，参加业务培训。

（五）负责本单位人事档案信息的维护与管理，负责档案材料的收集、鉴别、整理、转递、保管和提供查（借）阅等工作。

（六）确保员工人事档案的安全保管，防止各类事故的发生，并做好防火、防蛀、防潮、防光、防高温、防盗等项工作。

（七）员工当年的人事材料须在次年6月份前全部归入本人档案。

（八）人事档案查阅须由两人或两人以上共同进行查阅。

         第三章  人事档案的管理内容 

第九条  员工人事档案的内容和分类：

第一类  入职手续：员工劳动合同、个人身份证复印件、学历复印件、员工入职体检表、报到证（应届大学生）等有关材料；

第二类  学籍档案：国家教委认可的学历、学位及学习成绩、毕业生登记表、学习期间个人鉴定表、报考院校志愿表、参加学校创造发明、科研成果、著作及有重大影响的论文材料等，包括相关培训结业内容以及荣誉证书复印件等有关材料；

第三类  组织关系材料：参加共青团、中国共产党及民主党派的材料，一般包括入团入党申请书、思想汇报、发展为入党积极分子考察登记表、入党培训结业证书、政审材料、个人自传、转正申请书、入党志愿书、党内外群众座谈意见、具备党员条件的公示材料、评先奖优材料以及加入民主党派的有关材料；

第四类  员工工作档案：进入公司前原单位工作档案，包括原单位入职登记表、转正鉴定表、定岗定级表、工资审批表等有关材料；进入公司后的入职登记表、转正鉴定表、参加公司组织的培训学习后形成的培训鉴定表等有关材料；

第五类  专业技术职称、职业资格、执业资格评审材料：包括职称（初级职称、中级职称、高级职称、教授级职称）证件的复印件和评审材料；职业资格（五级/初级技能、四级/中级技能、三级/高级技能、二级/技师、一级/高级技师）证件的复印件和评审材料；执业资格证件的复印件及有关材料；

第六类  复转军人档案：包括应征入伍材料、复员退伍材料、转业等其他有关材料；

第七类  奖励和处分材料：包括科技、业务及政治等方面的奖励材料；处分决定、查证核实报告、上级批复及个人提供的有关材料，法院刑事审判工作中形成的判决书等有关材料；

第八类  录用、任免、聘用、升职、降职、退（离）休、辞职、各种代表会代表登记表等有关材料；

第九类  可供组织参考的材料：伤残鉴定材料、员工逝世后的有关材料，非正常死亡的调查报告及有关材料等；    

第十类   其他与人事档案相关的材料。

第四章  档案的整理

第十条  整理员工人事档案，必须做到档案材料认真鉴别，分类准确，材料齐全，编排有序，目录清楚，达到每卷档案完整、真实、条理、实用的要求。

第十一条  员工人事档案的整理严格根据国家档案局发布的行业标准DA/T22-2000《归档文件整理规则》进行操作。

第五章  档案的收集、保管和销毁

第十二条  新员工正式入职后，15个工作日内，须将工作档案（包括解除合同证明）、学籍档案等有关材料一并交公司人力资源部接收登记，未按期递交者，由员工所在部门告知因档案未转，造成工龄计算等相关损失，员工本人承担主要责任。

第十三条  员工进入公司、人力资源部对员工进行考察、考核、培训、奖惩等所形成的材料等要及时收集，整理归档，保持档案的完整性。归档的材料必须认真鉴别，保证材料的真实、准确、文字清楚、手续齐备。材料须经公司审查盖章或本人签字的，应在盖章、签字后归档。

第十四条  按规定需要销毁档案材料时，须按照《中华人民共和国档案法》有关规定执行。

第十五条  严禁任何人私自保存他人档案或利用档案材料营私舞弊。对违反规定者，应视情节轻重，严肃处理。对违反《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守秘密法》的，要依法处理。

第六章  档案的提供和利用

第十六条  因工作需要查阅和借用档案，须遵守下列规定：

（一）查阅人事档案应填写人事档案查阅申请表。

（二）人事档案除特殊情况外一般不借出查阅。如必须借出查阅时，须填写人事档案借出审批表，经部门负责人同意，报分管领导批准后方可借出，并按约定时间归还人事档案。

（三）档案管理人员、员工本人，任何人不得以任何借口涂改、伪造档案材料；不得将应归档材料据为已有或者拒绝归档；不得将虚假材料和不符合归档要求的材料归入档案；不得私自、指使或者允许他人抽取、撤换或销毁档案材料。

（四）查阅档案必须严格遵守保密制度，对违反人事档案材料收集归档工作纪律的，视其性质、情节轻重和造成的后果，对负有主要责任人员和直接责任人员进行批评教育，或给予相应处分。其中，档案管理人员参与涂改、伪造档案材料的，要从严从重处理，并不得继续从事人事档案工作，情节严重的要追究其法律责任。

（五）因工作需要从档案中取证的，须经人力资源部负责人批准后才可办理。

第七章  档案的转递

第十七条  员工调动、辞职、解除劳动合同或被开除、辞退等，工作交接并办清所有手续后，如无特殊情况，档案管理人员应将其人事档案封存好，待其持调档函后转入新单位。

第十八条  转递档案应遵守下列规定：

（一）对转出的档案，先与人事管理人员核实，确认已和公司解除劳动合同，无拖欠公司相关费用等，转递档案人员已经办完离职手续，核实一切正常后，填写员工人事档案转递通知单。

（二）按照公司程序对转递人员人事档案进行核对，用封条进行密封，并在封条上规定地方进行签章，密封完转递前填写员工人事档案转递登记表。

（三）对按程序需要转出的档案材料，不得扣留或分批转出。

（四）接收单位收到档案后，应在员工人事档案转递回执单上签收盖章，并将回执单尽快寄回公司，以确保员工人事档案转递无误。

第八章  附  则

第十九条  本办法由人力资源部负责解释。

第二十条  本办法自印发之日起实施。

人事档案查阅申请表

人事档案借出审批表